Miért fontos a hatékonyság? Mit érdemes visszavinni most a munkahelyedre?

A mai részben arról lesz szó, hogy a karantén alatti nagy nyomás sokunkat új megoldások felé terelt.

A hírekkel ellentétben, miszerint most van itt az idő, hogy olvass sokat, tanulj és fejlődj, általánosságban azt tapasztaltam, hogy most aztán senkinek nincs ideje semmire, mert nem több ideje lett, hanem épphogy kevesebb.

Hogy mik fejlődtek ki ebben a nyomásban és mit érdemes tovább vinni most? Erről szól a mai epizód.

Köszönöm a sok visszajelzést már az első részről is. Az intro-t már le is rövidítettem. Figyeljetek csak! 

Szóval. Lassan lazítják a karantént és vissza lehet térni a mindennapokba. Ez jó!

Viszont, ha már túl vagyunk egy ilyen nagy traumán, akkor nem szabad veszni hagyni, amit most megtanultunk.

Amit én tapasztaltam, hogy ebben a helyzetben sokkal több volt a nyomás és az elvégzendő feladatok mennyisége. Vagy ha maga a feladat nem volt sok, akkor is annak éreztük, mert új helyzetben, új formában és eszközökkel kellett dolgozni.

Tucatnyi emberrel beszéltem a karantén bevezetése után, mint productivity tréner. Nagyon sokkal.

És mind azt mondták, hogy nem érnek a végére a napi feladataiknak. Egész nap dolgoznak és nincs idejük semmi másra.

Ez olyankor, amikor valakinek otthon van 1-2 gyereke is, akik sulisok és tanulniuk kell, komoly gond és egy lehetetlen döntés, hogy melyiket válassza az ember... Ezen mi is átmentünk itthon valamilyen szinten.

Nálunk az online munka nem kérdés és változás, eddig is így dolgoztunk.

Ellenben:

• Lettek új ügyfeleink, akik most kezdtek el az online felé mozdulni. Megvalósítva a régóta tologatott fejlesztéseket, vagy
• A meglévők súlyozták át a budget online-re.
• Itthon kellett tanulni a nagyobbik, negyedikes lányunkkal és tekintve, hogy az iskola ebben közel nullát támogatást biztosított, ez komoly problémát jelentett itthon. De erről egy önálló epizód is születhetne. Elég most annyi, hogy a tanáraival az elmúlt két hónapban 0 percet beszélt a lányom.

Röviden a karantén alatt nem több, hanem kevesebb időnk lett.

Aki ezt sikeresen átvészelte munkával, az vagy nem aludt, vagy olyan skilleket és módszereket alakított ki, amikkel gyorsabban, hatékonyabban tud dolgozni (nem feltétlenül csak online).

Ezeket kell most megtartani és nem elengedni, elfelejteni mindent. Egyrészt azért, mert sok olyan hír van most, hogy ez még visszajön majd. Másrészt viszont azért, mert amitől most hatékonyabbak vagyunk, azt miért engednénk el?? Termeljen időt nekünk hosszú távon, nem?

Mit értek ezek alatt, amire érdemes odafigyelni?

• Feladatkezelés, rögzítés: a hatékony online munka egyik alapköve, hogy mindig, minden feladatot le kell rögzíteni. Erre szuper online eszközök vannak. De akár az email fiók is nézhető ilyen szemmel és az utóbbi időben az email használat sokkal erősebb lett a személyes találkozók eltűnésével.
• Figyelem és fókusz: a kevés idő mindig arra sarkallja az embert, hogy adott feladatot a lehető legrövidebb idő alatt oldjon meg. Ezt persze lehet úgy, ha csak összecsapod és lesz amilyen lesz, de tegyük fel, hogy a minőség adott. Ebben a helyzetben a fókuszálási képesség az, ami megoldás lesz. A gyors átállási képesség a fókuszált munkára. Hívhatjuk ezt deep work-nek. Ez szerintem nagyon fontos! Ha ez megvan, akkor szinte bármikor tudunk hatékonyan tenni egy-egy lépést előre a feladatainkkal és így a felesleges üresjáratokat nagyon jól ki lehet használni.
• Ami még itt kiemelten fontos, hogy ha ezzel gondok vannak, akkor jön a multitasking problémája. Hiszen nem tudsz egy dologra koncentrálni, folyamatosan elkalandozol és egyszerre 2-3-4 feladatot próbálsz megoldani. Ez pedig szinte garancia a félmunkára.
• rugalmasság: az adott szituációkra nyitottabban kell tudni reagálni, mert így lehet mindig a lehető legoptimálisabb megoldást megtalálni. Erre tökéletes példa volt az online munkavégzés azonnali bevezetése. Ezt vagy rugalmasan kezelte az ember, vagy nagyon nehezen és döcögősen.
• Kooperáció és megértés: Ha egy kicsit távolabbról nézzük a személyes hatékonyságot, akkor szerintem az egy nagyon fontos eredmény még, hogy ebben a helyzetben sokkal nagyobb mértékben voltunk egymásra is utalva, nem ment olyan gördülékenyen első nap a közös munka se. Ha itt nem sikerült, akkor soha nem fog jobban összekovácsolódni és megbízni egymásban, mint csapat. Hosszú távon ennek van talán az egyik legfontosabb eredménye. Emberi oldalról mindenképp.

Mit tarts meg tehát?

• Ahogy a feladataidat kezelted egyedüli munkával, otthon. Ezek az új módszerek mobilabbak lesznek, mint az eddigiek, jó eséllyel. Használd továbbra is őket és illeszd be az irodai mindennapokba!
• Ezek a vonalon egyébként rengeteg szoftver adott is segítséget és támogatást. Többek közt szerintem emiatt is indította be múlt héten a Todoist - az általam használt feladatmanagement platform - is a saját Ambassador programját, hogy minél több emberhez eljuthassonak és minél több embernek tudjanak segíteni. Itt a személyes sikerélményem, hogy a sok oktatáts és tréning után, a Todoistes csapat azzal keresett meg, hogy egyike lettem én is ennek a kb 20 Ambassadornak, akik most bekerültek első körben ebbe az Ambassador csapatba. Ennek azért eléggé örültem, mert nem számítottam rá. :)
• A rugalmasságot. Mindenképp! Azt a fajta rálátást és toleranciát, amire most rá voltunk kényszerítve, mindenképp vidd magaddal és tartsd meg. Sokkal jobban, olajozottabban működő csapatokat lehet felépíteni így.
• Ugyanehhez kapcsolódik a bizalom is. Mind vezetőként, mind alkalmazottként. Nem volt direkt rálátás és kontrol sok esetben az elvégzendő munkák felett, az alkalmazottak felett. Ez okozhatott indokolatlan stresszt, vagy okozhatta az általános bizalom kialakulását.
• Vezetőknek ráadásul egy csomó tartalmat készítettek az elmúlt hetekben, hogy hogyan is lehet jól kezelni a munkatársak feletti kontrol elvesztését és átalakítását ahhoz, hogy ne plusz stressz legyen a csapatnak és vezetőként is megmaradjon az érzés, hogy te vezeted a többieket.

Persze arról, hogy a bizalom kialakulásához mi mindenre van szükség, arról külön epizód is készülhetne, de célozzuk meg azt, hogy nyitottak vagyunk erre és megbíztunk - most különösképp - a kollégáinkban. Azért mert fontos volt a csapat teljesítménye és azért, mert nekik éppúgy fontos a munkahelyük túlélése, mint nekünk.

Ha neked ez szuperül megy és elégedett vagy, akkor tudod mit tehetsz még meg? Nézz körül, hogy ki az a környezetedben, akinek jól jönne egy kis támogatás és segíts.

Én is ezt teszem.

Addig is, a legjobbakat!