KV szünet

A hatékonyság lesz a csapatod vége!

January 04, 2021 Tóth-Czere Péter Season 1 Episode 8
KV szünet
A hatékonyság lesz a csapatod vége!
Show Notes Transcript

Mindig is nagyon sok cikket olvastam olyan témában, hogy az ember hogyan lehet hatékonyabb. Munkában, otthon, bárhol. Egyedül, vagy csapat szinten.

Nagyon sok iterációt olvastam arra, hogy csapatként hogyan lehet a végletekig csiszolni az összhangot.

Sőt, trénerként, a GTD módszer keretein belül még oktatom is a szerintem legtökeletesebb módszertant ezekre.

Ma viszont nem erről szeretnék beszélni. Illetve részben. Ma inkább arról fogok beszélni, hogy miért öli meg a csapatot a tökéletesen hatékony rendszer.

Mert a produktivitás jó, de ha mérlegre teszel két dolgot:

  • Szuper produktív csapatban dolgozni, ahol csak egy tökéletesre csiszolt fogaskerék vagy a gépezetben - és semmi több, vagy
  • Olyan csapatban dolgozni, ahol tényleg van csapat, vannak kapcsolataik egymás közt a tagoknak és él a csapatszellem - bár nem működik a csapat olyan hatékonyan.

Akkor te melyiket választanád?

No, ma arról fogok beszélni, hogy miért kell e között a kettő között választani! Vágjunk is bel

Kezdjük az elején: hatékony csapat

A hatékony csapathoz sok minden kell. Én is sok féle módon futottam már neki, mindig kicsit (vagy nagyon) másként, hol vezetőként, hol beosztott csapattagként.

Utóbbi szerintem nagyon fontos. Egy vezető akkor tud kialakítani jó csapatfelépítést, ha érezte már a másik oldalt hasonló helyzetben. Olyan megoldásokra van szükség, ami támogatja a vezetőt és a keze alá dolgozik, de egyúttal csakis annyi kontroll és irányítást helyez a csapat többi tagjára, hogy attól még szabadon és önállóan tudjanak dolgozni.

Se az nem jó, ha minden a vezetőkre van szabva, mert akkor garantáltam mindenki más a munkaidejének egy jelentős részét fogja adminisztrációval tölteni.

Se az nem jó, ha a vezetőnek kell kutatnia mindig minden információ és projekt státusz után.

Megnyugtatásként: erre azért van is egy elég széles arany középút.

Összességében mire van szükség?

Ha mindezeket egybe veszed és értékeled, akkor igazából úgy lehet összefoglalni, hogy meg kell teremtened a szervezet számára a hatékony munkavégzés kultúráját.

Azt a kultúrát, ami megfelelő, de legalább elfogadható mindenkinek. Amitől mindenki jobban és gyorsabban tud dolgozni és látja a hasznát.

Találd meg az összhangot, ami kiszolgálja és nem elnyomja a csapatot! Egy olyan megoldást kell találni, ami ezt az érdeket szolgálja ki, nem fordítva.

No és ennek a felelőssége kinek a kezében van? Igen, a 60%-éban.

Éppen ezért mondom azt, hogy vezetőként sem ciki, ha ezzel kapcsolatban utána jár az ember, akár bevon egy szakértőt. Az a 60% nagy súly, de óriási lehetőség is.

Remélem hozzá tudtam ehhez én is tenni ma, hogy idővel jobban, olajozottabban működő csapatban tudjatok ti is dolgozni!

Ha neked van bármilyen kérdésed ezzel kapcsolatban, írj nekem például LinkedIn-en, vagy küldj egy max másfél perces hang üzenetet: https://www.speakpipe.com/kvszunet

Mindig is nagyon sok cikket olvastam olyan témában, hogy az ember hogyan lehet hatékonyabb. Munkában, otthon, bárhol. Egyedül, vagy csapat szinten.

Nagyon sok iterációt olvastam arra, hogy csapatként hogyan lehet a végletekig csiszolni az összhangot.

Sőt, trénerként, a GTD módszer keretein belül még oktatom is a szerintem legtökeletesebb módszertant ezekre.

Ma viszont nem erről szeretnék beszélni. Illetve részben. Ma inkább arról fogok beszélni, hogy miért öli meg a csapatot a tökéletesen hatékony rendszer.

Mert a produktivitás jó, de ha mérlegre teszel két dolgot:

  • Szuper produktív csapatban dolgozni, ahol csak egy tökéletesre csiszolt fogaskerék vagy a gépezetben - és semmi több, vagy
  • Olyan csapatban dolgozni, ahol tényleg van csapat, vannak kapcsolataik egymás közt a tagoknak és él a csapatszellem - bár nem működik a csapat olyan hatékonyan.

Akkor te melyiket választanád?

No, ma arról fogok beszélni, hogy miért kell e között a kettő között választani! Vágjunk is bele!

Kezdjük az elején: hatékony csapat


A hatékony csapathoz sok minden kell. Én is sok féle módon futottam már neki, mindig kicsit (vagy nagyon) másként, hol vezetőként, hol beosztott csapattagként.

Utóbbi szerintem nagyon fontos. Egy vezető akkor tud kialakítani jó csapatfelépítést, ha érezte már a másik oldalt hasonló helyzetben. Olyan megoldásokra van szükség, ami támogatja a vezetőt és a keze alá dolgozik, de egyúttal csakis annyi kontroll és irányítást helyez a csapat többi tagjára, hogy attól még szabadon és önállóan tudjanak dolgozni.

Se az nem jó, ha minden a vezetőkre van szabva, mert akkor garantáltam mindenki más a munkaidejének egy jelentős részét fogja adminisztrációval tölteni.

Se az nem jó, ha a vezetőnek kell kutatnia mindig minden információ és projekt státusz után.

Megnyugtatásként: erre azért van is egy elég széles arany középút.


Mitől függ, hogy egy csapat hatékony lesz-e?

Szerintem 60%-ban a vezetőn, 20%-ban a csapat tagján és adjunk 20%-ot a szervezet egészének is, hátha a bürokrácia gördítene akadályt a hatékonyság útjába.


Miért 60% a vezetőé?

Ha nagyon le akarnánk egyszerűsíteni, akkor azért, mert neki a munkakörének egy nagy része (normális helyeken persze) pont az, hogy felelősséget kell vállalnia. Mármint felelősséget kell vállania a saját munkájáért és a csapatának a munkájáért is. Ez a dolga. Ha a csapat nem hatékony, akkor az a vezető hibája. Pont.

De ennél persze ássunk azért mélyebbre.


Megfelelő módszertan kell

Mindenféle módszerről olvashatsz már, amivel hatékonyan lehet egy csapatot menedzselni. Rengeteg félét. Vegyünk kettőt most a példa kedvéért.

Ott a GTD, vagyis a Getting Things Done. Ez a módszer alapvetően alulról építkezik és az egyéni hatékonyságot kezeli. Viszont miután megvan, onnantól kezdve a közös működési metódus alapján olajozottan működő szervezetet lehet felépíteni rá. Én erre esküszöm, de ez a saját hossza tesztelési projektjeim eredménye és ezért kötöttem ki itt.

Ami talán szélesebb körben ismert és alkalmazott, az az Agilis módszertan. Ez talán az a verzió, amiről már mindenki hallott és vagy próbálta is, vagy látta egy szilícium völgyben játszódó sorozatban.


Agilis módszertan

Ez egy remek megoldás arra, ha szeretnél egy dinamikusan együtt mozgó és lélegző szervezetet felépíteni, akik egységnyi munkát önállóan, de projekt szinten egy entitásként dolgozó csapatként funkcionálnak.

Mindamellett, hogy ez szerintem majd minden feladatkörben, munkahelyen sikeresen alkalmazható módszer, fel kell készíteni rá a teljes csapatot.

Oktatással, módszertani ismertetővel - és ez alatt nem csak az alapvető tréninget értem, ahol megtanulhatod "hogyan legyél agilis", hanem a módszertan lényegét kell átadni.

Nekem erre a kedvenc példám az egyik régi munkahelyem, ahol hirtelenjében lett bevezetve az agilis módszertan, mert az majd megold mindent. Így...

Ennek az eredménye pedig az lett, hogy:

  • A csapat fele, aki mondjuk nem olvasott már korábban is sokat a témáról, nem igazán értette, hogy mit kellene csinálnia most.
  • Aki tudta miről szól, az is viszonylag hamar kényelmetlenül érezte magát, mert a csapat másik fele nem volt szinkronban.
  • Végül a kedvencem a daily standup lett. A megfelelő elméleti alapok nélkül az egész 10 perces szeánsz egy kínos mű-műsor lett. Kényszer post-it tologatással, tapssal. Semmi értelme nem volt. Rettenetes élmény lett, amit legalább minden reggel átélhette mind a tucat ember a csapatból. (Zárjelben: de legalább a csoportvezetőnk tudott vele villogni a vezetők felé. És itt vissza is lehet kanyarítani a történetet a vezető 60%-a felé.) Végül a napi standupból heti 3, majd heti 2 lett, végül semmi.

Az agilis módszertan jó. Jól működik, hatékony, tempós. HA mindenki tisztában van a miértjével. Ezt a részt nem éri meg ellógni, mikor bevezetésre kerül.

És ez igaz minden más módszertanra is természetesen...


Használjatok megfelelő szoftvereket

Ha megvan az alap és a közös nevező is a csapatban, akkor még mindig egy fontos döntés, hogy milyen felületen keresztül használjátok azt.

Ma már szerintem nincs itt olyan nagy hiba lehetőség, szinte minden platform alkalmas bármilyen csapatmunkára. Van ami inkább az egyéni szintre fókuszál és arra építi fel a csapatot, mint például az általam is használt Todoist, de van olyan, ami elsőként a csapatot építi fel a rendszerben és csak utána az egyéni dolgokat. Ilyen például az Asana is, hogy csak az egyik legismertebbet említsem.

Ehhez nem is nagyon kell semmi komolyabb magyarázat szerintem, csak pár fontos szabály:

  • Ha használtok egy programot, akkor azt konzekvensen használja mindenki, különben hiányos lesz a rendszer.
  • A lehető legkevesebb ilyen platform legyen bevezetve. Nem kell mindenre külön regisztrálni, mert abból csak káosz lesz. Szerintem sokkal hatékonyabb a task manager + Jegyzetelő app + dokumentum tároló hármas. Ez mindenre elég!


Kiszámíthatóság és rutinok a feladatokban

Ha megvan a rendszer, akkor pedig fontos erre felépíteni egy működési struktúrát is, amihez tud az egész szervezet igazodni és meglegyen a csapat napi ritmusa. Ez nagyon fontos ahhoz, hogy ne legyen zilált a munkatempó.

Ehhez csak pár kontrol pont kell, ami minden alkalommal egy helyre fókuszál mindenkit. Több nem is kell, mert az már közel van a mikromenedzseléshez szerintem.


Összességében mire van szükség?

Ha mindezeket egybe veszed és értékeled, akkor igazából úgy lehet összefoglalni, hogy meg kell teremtened a szervezet számára a hatékony munkavégzés kultúráját.

Azt a kultúrát, ami megfelelő, de legalább elfogadható mindenkinek. Amitől mindenki jobban és gyorsabban tud dolgozni és látja a hasznát.


Mi történik, ha megvan a tökéletesen optimalizált, villámgyors, hatékony rendszer?

Vége a csapatnak.

Ha nagyon szárazan vesszük, akkor szerinted mi az az eleme egy tökéletesen optimalizált rendszernek?

Kicsit súgok: a SkyNet is emiatt lázadt fel végül a filmben.

Az emberi tényező. Szuper hatékony a rendszer akkor lesz, ha minél több mindent kezel a gép és nekünk már csak a munka van.

De ha ez történik, akkor vajon mi tűnik el a csapat mindennapjaiból? Az interakció! A csapat maga.

Ha a rendszer a végletekig optimalizálva van, akkor nekünk már nincs is más dolgunk mint kivenni belőle a feladatot, elvégezni és adminisztrálni. A többi már megy magától, tökéletes ritumusban, lelketlenül.

Biztos van olyan munkakörnyezet, ahol erre van szükség, de szerintem az optimális verzió valahol a káosz és a tökéletes rend között van. (Közelebb egy kicsit a rendhez.)

Meg kell hagyni annyi "hibát" és tökéletlenséget, amitől még emberileg megmarad egységnek a csapat és csak a maradékot kitölteni a rendszerrel és a módszertanokkal.

Teljesen őszintén: imádom a hatékonyságot és a pörgős munkavégzést. De ha csak a task manager appommal kommunikálnék munka közben, az hamarabb égetne ki, mint egy olyan munka, amit gyűlölnék csinálni.

Ezért mondom azt, hogy a tökéletes hatékonyság véget vet a csapatodnak.

Találd meg az összhangot, ami kiszolgálja és nem elnyomja a csapatot! Egy olyan megoldást kell találni, ami ezt az érdeket szolgálja ki, nem fordítva.

No és ennek a felelőssége kinek a kezében van? Igen, a 60%-éban.

Éppen ezért mondom azt, hogy vezetőként sem ciki, ha ezzel kapcsolatban utána jár az ember, akár bevon egy szakértőt. Az a 60% nagy súly, de óriási lehetőség is.

Remélem hozzá tudtam ehhez én is tenni ma, hogy idővel jobban, olajozottabban működő csapatban tudjatok ti is dolgozni!

Ha neked van bármilyen kérdésed ezzel kapcsolatban, írj nekem például LinkedIn-en, vagy küldj egy max másfél perces hang üzenetet: https://www.speakpipe.com/kvszunet